Как «Балтийский берег» выбирает поставщиков
Юрий Белодед, директор по закупкам компании «Балтийский берег», о том, как они ищут и оценивают партнеров, чтобы поставлять в торговые сети 70 тыс. тонн рыбы и морепродуктов в год.
Справка
«Балтийский берег» – один из ведущих производителей готовой рыбной продукции в России. Компания была основана в 2000 году. Перерабатывает более 70 тыс. тонн рыбы и морепродуктов ежегодно. Продает в торговые сети и рестораны по всей России и за рубеж пресервы, копчения, салаты, икру и другие морские деликатесы – всего 350 наименований продукции. Заводы компании находятся в Петербурге, Ленобласти, Дагестане, Крыму и Мурманске. Штат — более 2 тыс. человек.
Мы производим и поставляем заказчикам десятки тысяч тонн продукции в год. У нас много поставщиков. Причем, закупки, которые я контролирую, это не только рыба и соусы, это и упаковка, и тара, и техника с оборудованием, и даже малек лосося для нашей дочерней рыбной фермы «Русский лосось».
Чтобы пояснить какое разнообразие партнеров в нашем бизнесе, достаточно взять нашу последнюю разработку — банку морепродуктов в масле. Чтобы этот товар появился на полках торговых сетей, нам пришлось везти мидии из Чили, кальмаров – из Перу и Китая, осьминогов — из Вьетнама, масло и оливки — из Греции (правда, через российских дилеров), а банку и этикетку – из Европы. И это всего лишь один продукт из нашей линейки. А их у нас 350.
При таком разнообразии и объеме поставок рано или поздно возникает вопрос о формировании пула надежных партнеров. Но выстраивая консервативные отношения, важно не пропустить возможность снижения себестоимости сырья и оборудования. Особенно сейчас, когда все вокруг оптимизируют расходы.
Еще несколько лет назад мы подбирали поставщиков интуитивно. А сейчас делаем это с помощью ERP-системы (информационная система, которая позволяет хранить и обрабатывать большие массивы важных для работы компании данных). Заносим все требования в программу и анализируем с ее помощью кандидатов. Все прозрачно.
Каковы главные проблемы в работе с поставщиками?
Опыт показал, что в категории «сырье» — это качество товара. Чтобы не нарваться на неприятности, мы досконально изучаем поставщика до заключения сделки. Делаем это на старте отношений, а если отношения долгосрочные, мониторим ситуацию раз в год. Опираемся на данные рейтинговых агентств и информацию собственной службы безопасности. В случае с иностранными контрагентами еще берем в расчет их активность по импорту, наличие аккредитаций Россельхознадзора, а также собственного производства (избегаем посредников). Перед первой закупкой делегация наших инспекторов обязательно посещает потенциального партнера и смотрит в каких условиях ведется его работа.
Но даже если наша служба безопасности считает поставщика ненадежным, для него не все потеряно. Можно применить регламенты: например, подписать договор на уменьшение аванса при отгрузке до $15 тыс. (эту сумму мы условно готовы потерять, если что-то пойдет не так), применить банковскую гарантию, аккредитив или другие инструменты, чтобы обезопасить первый платеж. А иногда на совете директоров мы просто одобряем сделку с рисками. Как ни странно, чаще всего это происходит в отношении фирм-контрагентов из стран СНГ.
Да, мы изучаем разных поставщиков, тратим на это много времени и денег, но, к сожалению, даже при таком подходе не всегда получаем, что хотим. Примерно 0,1% наших сделок по сырью заканчиваются тем, что люди берут предоплату и исчезают. Поэтому ключевой критерий надежности для нас – это финансовая безопасность платежей по контракту. Сейчас, во время эпидемии ковида, это особенно важно. По нашему прогнозу потери в платежах будут расти.
Мы даже ввели шкалу надежности партнеров. В ней 4 блока. Первый – «надежный», если у него не более 10% проколов (документы, финансы, сроки и качество поставок – все критерии), второй – «надежный минус», если у него 20% проколов, третий блок – «потенциальный партнер» (новичок, на которого пока смотрим, изучаем), четвертый – «черный список», если партнер капитально прокололся, в том числе, финансово. Таких у нас за всю историю работы набралось не более 10. Но в черный список попасть очень легко. И даже партнеры со стажем и репутацией, увы, от этого не застрахованы.
В категории «ингредиенты и расходники» основная проблема другая – несвоевременность поставок в «горячий» период, а также попытка передернуть цены, не смотря на фиксированные договоренности. Во время эпидемии ковида мы это увидели особенно отчетливо. Многие цены на рынке пошли вверх, и были попытки со стороны поставщиков нагреть на этом кошельки. Вопросы качества поставок в этой группе тоже возникают, но редко, и решаются в рабочем порядке. Но чтобы себя обезопасить, мы обычно прописываем в договоре, что поставщик со своими контрагентами несет полную ответственность перед налоговой в случае сбоев в поставке. И за каждый срыв сроков он платит штраф в размере 30% от суммы контракта. Иногда мы также выставляем нерадивым поставщикам штрафы, которые из-за их ошибок получаем от торговых сетей.
Что касается категории «инвестиционных закупок» (оборудование, техника и др.), то здесь чаще всего происходит срыв сроков при поставках и пусконаладочных работах. Был у нас случай, когда уважаемая и крупная немецкая компания поставила нам оборудование, но отказалась его монтировать. Более года мы собирали его сами и понесли большие потери времени и денег.
Конечно, поставщики должны соответствовать нашим критериям. Но мы не бюрократы. И если сумма сделки небольшая, мы ведем себя спокойно и гибко. Можем не требовать финансовых гарантий. Но это всегда индивидуальная история.
Партнерство для нас – это дорога с двусторонним движением. Если мы надежный покупатель для поставщика – мы можем рассчитывать на такое же отношение с его стороны, независимо от критериев, которые мы сами себе придумали. И жизнь показывает, что в нашем бизнесе не все решают деньги. Например, мы много лет покупали селедку у одного уважаемого поставщика. А потом разом переключились на нового с более низкой ценой. В краткосроке выиграли, но в следующем сезоне возникли проблемы. Через этот горький опыт мы в свое время прошли.
А некоторых поставщиков мы буквально растим под свои потребности. Есть у нас поставщик филе сельди, первые образцы продукции которого были не самого высокого качества. Мы отправляли к нему своих инспекторов, которые налаживали оборудование, давали консультации. Добились нужного качества. И сегодня это самый надежный наш партнер, который понимает наши требования с полуслова.
В целом в работе с поставщиками мы видим много перспектив. По некоторым товарным позициям у нас есть дефицит контрагентов. Зато за рубежом после ковида вал сырья, многие цены упали, а поставщики стали более сговорчивыми и идут на все возможные уступки. Это наш шанс для расширения ассортимента. И мы его не упустим.
Из выступления на онлайн-конференции «Антикризисное управление закупками 2020», организованной CFO Russia
Источник: marketmedia.ru